채무 원장 정의
채권자의 원장이라고도하는 미지급금 원장은 회사의 미결제 금액을 강조하는 계정 잔액과 함께 회사의 여러 공급 업체 또는 공급 업체의 세부 정보를 나열하는 보조 원장입니다.
다음을 포함하여 모든 송장에 대한 특정 지불 가능 정보를 추적합니다.
- 송장 날짜
- 송장 번호
- 공급 업체 / 공급 업체 이름
- 주문 수량
- 지급 금액
미지급금에 대한 총계정 원장 잔액은 두 계정이 일치하는지 확인하기 위해 기말 미지급금 원장 잔액과 비교됩니다. 이러한 비교는 기말 (분기 별 / 연간) 마감 프로세스의 일부로 이루어집니다.
채무 원장의 예
더 많은 이해를 위해 아래 예를 분석해 보겠습니다.
Titan Sports Gear Company의 구매 거래는 다음과 같습니다.
- 3 월 12 일 : Mighty Sun 공급 업체로부터 FOB 목적지 2/15 n 45, 조건으로 $ 20,000의 상품 재고 구매
- 3 월 18 일 : 3 월 12 일 선적 중에 손상된 3,000 달러 상당의 반품 된 상품.
- 3 월 27 일 : Mighty Sun 공급 업체로부터 3 월 18 일 구매 한 상품에 대해 반품 및 할인을 뺀 금액을 지불했습니다.
회계 거래는 다음 채무 분개에 계속 기록법으로 기록되었습니다.
구매 저널
상품 재고 A / C Dr …………………………………………… $ 20,000
미지급금 A / C …………………………………………………………… $ 20,000
현금 지급 저널
일반 저널
이러한 분개는 다음과 같이 미지급금에 추가로 게시됩니다.
공급 업체 계정 : Mighty Sun 공급 업체
Might Sun 공급 업체에 대한 공급 업체 / 자회사 원장은 다음과 같이 업데이트됩니다.
위의 표에서 볼 수 있듯이 Mighty Sun 공급 업체의 공급 업체 잔액은 $ 0 (NIL)이고 미지급금 잔액도 $ 0 (NIL)입니다. 둘 다 정확하게 일치하므로 전체 미지급금 일정을 준비 할 필요는 없습니다. 잔액이 보류중인 경우 별도의 미지급금 일정을 작성해야합니다.
미수금에 대한 처리도 유사한 방식입니다.
그러나 유지 관리하려면 약간의주의와 일관성이 필요합니다. 이 예는 한 공급 업체와 한 달에 대한 것입니다. 한 회사에 여러 항목과 여러 공급 업체가있을 수 있습니다. 따라서 조정이 어려운 작업 일 수 있으므로 오류의 여지가없는 적절한 메커니즘이 있어야합니다.
매칭 문제
다음은 General Ledger 컨트롤이 미지급금과 동기화되지 않는 방법입니다.
- 장부 중 하나에 수동 입력이 이루어졌고 다른 기록은 유지되지 않았습니다. 이것은 화해를 어렵게 만듭니다.
- 채무 모듈에서 총계정 원장 (GL)으로 전기는 특정 시점에서 꺼져있을 수 있습니다. 이것은 특히 항목을 컴퓨터로 기록하는 경우입니다.
- 작업 중 사람의 실수 나 정전으로 인해 게시 작업이 중단되었을 수 있습니다. 균형이 맞지 않는 항목에 대해서는 트랜잭션 로그를 고려해야합니다. 전체 배치가 누락 된 경우 송장 내역을 원장과 비교해야합니다.
- 입력시 모든 게시가 성공적으로 이루어 졌을 가능성이 있지만 그 동안 파일이 손상되었습니다. 예방 방법으로 파일의 사본을 물리적 또는 전자적 형식으로 저장해야합니다.
미지급금 원장의 장점
- 이 원장은 현재 공급 업체 잔액의 빠른 스냅 샷을 제공 할 수 있습니다.
- 내부 통제 및 감사 목적의 모델로 유용합니다.
- 관리자와 회계 담당자는 오류 방지를 위해 보조 잔액을 총계정 원장 잔액과 비교할 수 있습니다.
- 또한 직원 간의 업무 분리에 도움이됩니다. 별도의 직원이 거래를 기록하고 다른 직원이 잠재적 인 오류를 확인합니다. 효율성과 강력한 내부 통제를 보장합니다.
- 이 정보는 개별 연체 통지와 함께 공급 업체 이름을 추가로 표시하는 에이징 보고서를 만드는 데 사용할 수 있습니다. 또한 미지급 된 모든 인보이스의 미결제 금액을 강조 표시합니다. 현금 흐름의 변화도 강조됩니다.
- 또한 지연 송장 수가 증가하면 미수금 수금 문제가 강조 될 수 있습니다. 고객이 평소보다 결제하는 데 시간이 더 오래 걸리고있어 즉각적인주의가 필요하다는 점을 지적합니다.
결론
미지급금 원장의 존재는 필수는 아니지만 계정 장부를 깨끗하고 체계적으로 유지하는 데 바람직합니다. 이러한 원장은 수년 동안 수취인 및 미지급금을 추적하는 데 도움이됩니다. 감사 프로세스 중에도 중요한 도구이며 개별 항목을 조사하는 경우 성공적으로 연결할 수 있습니다.
공인 회계사 또는 상거래 경력이있는 개인은 이러한 작업을 수행 할 수 있으므로 소규모 사무실 및 공급 업체가 이러한 계정을 더 쉽게 유지할 수 있습니다.