구매 저널이란 무엇입니까?
구매 저널은 모든 신용 구매를 추적하기 위해 조직에서 사용하는 특수 저널입니다. 구매 일지 또는 구매 일지라고도합니다. 신용 거래는 구매 장부에 기록되지만 현금 구매는 일반 일지에 입력됩니다. 상품의 신용 구매 만 그러한 저널에 기록되고 자본 지출은 제외된다는 점을 언급 할 가치가 있습니다.
대부분의 조직에는 필수 상품 식별, 분류, 견적 요청, 주문 및 원하는 설명과 일치하는 상품 수령 확인과 같은 구매의 전체 프로세스를 처리하는 별도의 구매 부서가 있습니다.
구매 분개 항목의 구성 요소
# 1 – 두 당사자
모든 구매에는 구매자와 판매자의 두 당사자가 있습니다. 양 당사자는 상품이나 서비스를 고려하여 구매자가 지불하는 가격에 동의합니다. 이 구매 가격은 모든 구매 저널의 거래 금액입니다. 구매를 한 개인 또는 조직을 공급 업체라고하며, 신용 구매시 공급 업체는 결제가 이루어질 때까지 대차 대조표에 채권자로 표시됩니다.
# 2 – 신용 구매
조직은 여러 공급 업체로부터 다양한 상품과 서비스를 획득합니다. 크레딧으로 상품을 구매하면 다음 분개가 게시됩니다. X Ltd.가 Y Ltd.로부터 $ 500 상당의 상품을 구매했다고 가정 해 보겠습니다.
결제가 완료되면 –
# 3 – 송장
송장은 판매자가 구매자에게 발행하는 문서입니다. 자세한 문서입니다. 여기에는 송장 날짜, 공급자의 이름 및 주소, 청구 대상 조직의 이름, 상품이 배송되는 조직의 주소 및 이름, 상품의 수량 및 설명, 공급 업체가 필요로하는 결제 방법, 통화가 포함됩니다. 인보이스는 상품과 함께 발행되는 중요한 문서이며, 구매자에게 도착하면 구매자는 도착한 상품을 구매 주문서와 일치시킵니다.
# 4 – 구매 부서
대부분의 조직에는 상품 조달을 담당하는 별도의 구매 부서가 있습니다. 따라서 어떤 사람이나 부서에서 상품이 필요하면 구매 부서로 요청을 보내야하며, 상품이 이미 재고 또는 창고에있는 경우 구매 부서에서 상품을 발행합니다. 상품을 구할 수없는 경우 구매 팀은 필요한 상품을 전문으로하는 공급 업체를 식별하고 주문을합니다. 주문이 도착하면 필요한 설명과 일치하는지, 수량이 요청한 것과 일치하는지 확인합니다. 구매 부서에서 상품 수령을 확인하면 송장이 결제 계정으로 이동합니다.
# 5 – 신용 메모
공급 된 재화가 설명과 일치하지 않거나 품질에 문제가 있거나 훼손되어 구매자가 공급 업체에 반품해야하는 경우 그런 다음 공급 업체는 신용 전표라는 문서를 발행하며 이는 향후 상품 대금에 대해 조정됩니다. X Ltd.가 $ 1,000의 가치를 반환했고 Y Ltd.가 그 가치에 대한 신용 전표를 발행했다고 가정 해 보겠습니다. 다음 번에 X Ltd.가 $ 5,000를 구매할 때 신용 전표에 대해 $ 1,000이 조정되므로 $ 4,000 만 지불하면됩니다.
# 6 – 도서 구매
구매 장부는 모든 신용 구매를 한곳에 기록하고 공급자 세부 정보, 송장 번호, 통화, 수량 및 기타 세부 정보가 여기에 언급됩니다. 구매 장부의 이러한 공급 업체에 대한 잔액은 개별 원장으로 전송되고 총 비용 헤드가 비용 계정으로 차변됩니다. 이것은 장부 잔액, 시산표 및 최종 계정을 준비하는 데 필수적인 부기 프로세스의 기본 장부 중 하나입니다. 다음은 2019 년 8 월 샘플 구매 책 XYZ Ltd입니다.이 경우 $ 500, $ 1,000 및 $ 2,000의 잔액이 Nike, Adidas 및 PUMA Ltd의 개별 원장에 게시됩니다. 또한 구매 계정에서 $ 3,500이 인출됩니다.
구매 저널의 장점
- 원장 잔액과 시산표를 조정하는 데 도움이되는 모든 공급자의 세부 정보를 한 곳에서 찾을 수 있습니다.
- 공급 업체 분석을위한 데이터 유지 및 추적 용이
- 총 크레딧 구매 및 구매 유형이 한 곳에서 확인됩니다.
- 구매 부서의 원활한 기능을위한 필수 문서
- 연말 감사 중에 공급 업체와 관련된 송장 번호를 구매 저널에서 찾을 수 있습니다.
- 유명하고 널리 유지되는 책 중 하나
구매 저널의 단점
- 시간과 비용이 드는 별도의 회계사가 필요합니다.
- 구매 장부에서 잘못된 공급자 계정을 선택하면 시산표 및 최종 계정 준비 오류가 발생합니다.
결론
구매 저널은 모든 조직의 회계 프로세스에서 중요하고 필수적인 부분입니다. 신중하게 구현하면 사운드 시스템이 적시에 구매하는 데 도움이되어 시간과 비용을 절약 할 수 있습니다. 또한이 저널에서 추출한 구매 분석은 새로운 계약 협상에 도움이됩니다. 구매 저널은 또한 채권자 관리, 반품 상태 추적, 신용 메모 및 공급 업체의 업데이트 된 원장 잔액을 추적하는 데 도움이됩니다.이 모든 것은 비즈니스가 성공적이고 최신 상태를 유지하는 데 필요합니다. 또한 감사 자에게 필요한 데이터를 제공하여 감사 촉진에 도움이됩니다.